機構通訊製作指南 2026｜香港季刊由約稿到派發的 6 週週期

機構通訊（newsletter，又稱會訊、季刊）是協會、非牟利機構、學校校友會與企業定期向會員、捐款人或員工發出的刊物。它和年報、特刊最大的不同，是「定期」：一年四期，每期都要準時。很多負責同事接手後才發現，難的不是設計，而是每一期都由零開始、截稿日一再延後，以及沒有人知道郵寄幾千份要花多少錢。

這篇把一份季刊拆成週期、頁數、版型、費用、派發與註冊六個問題，每一個都附上可以直接套用的數字。

直接答案：2026 年在香港出版一份 16 頁的機構季刊，建議以派發日倒數 6 週：第 6 週定題目、第 5 週截稿、第 4 至 2 週排版與校對、第 1 週付印。BOOKMASTERS 內頁設計費每頁 HK$120 起，16 頁即 HK$1,920 起；以 A4 信封郵寄 3,000 份，按本地大型信件郵費每份 HK$5.6，約 HK$16,800。

一期季刊，怎樣排 6 週的時間表？

機構通訊的時間表要由派發日倒數，而不是由「開始寫稿」順數。原因很簡單：派發日通常已經和周年大會、籌款活動或節日綁在一起，不能改；能改的只有前面每一步。6 週是一份 12 至 16 頁季刊的合理長度，人手少的機構可以拉長至 8 週，但不建議再短。

第 5 週的截稿日最重要。截稿遲一週，排版與校對就被壓縮一週，最後犧牲的多數是校對：錯字、過時的電話號碼與錯配的相片說明，就是這樣印出去的。比較實際的做法，是把截稿日寫進每年的編委會日程，並指定一位同事負責收齊稿件與相片授權，而不是由設計師逐位作者追稿。

BOOKMASTERS 的流程與此吻合：設計師先出 4 頁初稿供確認風格，一般 2 至 4 天交付，風格核准後才排餘下頁面。第一期因為要建立版型，建議在 6 週之前另加 2 至 3 週。

機構通訊應該做多少頁？

大部分機構通訊採用騎馬釘（saddle stitch）：把印好的紙張對摺、疊起，在摺位釘兩口鐵線。一張紙對摺、正反印刷就是 4 頁，所以騎馬釘刊物的總頁數一定是 4 的倍數，連封面計算。

這條規則有兩個實際影響。第一，頁數要在第 6 週定好，再按頁數分配稿件，而不是收稿後才數頁；內容多出 2 頁，就要決定是刪減還是加至下一個 4 的倍數。第二，季刊常見 8、12、16 頁：8 頁適合以活動消息為主的會訊，12 至 16 頁可以容納一篇專題、一篇人物訪問與活動回顧。騎馬釘的實務上限約 48 至 64 頁（視紙張厚度），再厚摺位會鼓起、內頁向外推移，宜改用膠裝，詳見〈書刊釘裝方式比較〉。

一期通訊的設計費怎樣計？

BOOKMASTERS 的書刊設計按頁計價，分三個級別：標準每頁 HK$120 起、高級每頁 HK$180 起、特級每頁 HK$230 起，頁數越多，每頁單價越優惠；封面與文案逐項報價（BOOKMASTERS 收費）。以一期 16 頁計算：

級別怎樣選，取決於刊物的讀者與機構內的人手。只在內部傳閱的員工通訊，標準級別已經足夠；向會員與捐款人發出、每期要準時、機構內又沒有專人跟進出版的季刊，高級級別的項目經理會省下最多溝通時間。上表只是內頁設計的起點，文案撰寫、專業採訪、攝影與印刷都另外報價。

第一期與之後每期，有什麼不同？

定期刊物最大的省時方法，是在第一期就把版型（template）做好。版型是一套固定的規則：刊頭放在哪裡、目錄頁怎樣排、正文用幾欄、標題與圖說用什麼字級。第一期花時間建立，之後每期只需要換入新內容。

有了版型，第二期起設計師不必再討論風格，初稿更快，修改亦集中在內容而不是版面；讀者每次收到，也會一眼認出是同一份刊物。建立版型時要預留彈性：例如專題頁準備兩至三款版面，應付長文、相片多或數字多的情況，避免每期都要遷就同一個格子。版型以排版軟件的母版與段落樣式交付，機構保留源文件，日後轉換設計團隊亦不必重做。

印刷、PDF 還是兩者都做？

這個問題沒有標準答案，要看讀者是誰、怎樣閱讀。近年不少機構改為兩者並行：印少量給長者會員、捐款人與存檔，其餘以 PDF 電郵或放上網站。

要留意，印刷用的 PDF 與電郵用的 PDF 不是同一個檔案。印刷檔是 CMYK、連出血、跨頁拼版；電郵版要用 RGB、單頁順序、壓縮相片，否則檔案容易超出收件郵箱的附件上限；亦可以只電郵網上連結。手機閱讀的讀者多，還要考慮把正文字級放大，或另外準備單欄版本。付印檔案的規格，可參考〈排版交稿檔案規格清單〉。

郵寄 3,000 份要多少郵費？

郵費是很多機構低估的一項，而它直接由頁數與紙張決定。香港郵政按郵件樣式分類：小型信件最大 165 × 245 毫米、厚 5 毫米、重 50 克；超過這個尺寸，例如 A4 不摺放入 C4 信封，就屬大型信件（郵件樣式分類新安排）。2026 年 4 月 13 日起，本地大型信件 50 克以下 HK$4.3、100 克以下 HK$5.6、250 克以下 HK$8.2（政府新聞公報：本地郵件新郵費）。

重量的算法：一頁 A4 紙面積約 0.0624 平方米，內頁用 128 克紙，16 頁即 8 張 A4 紙張，約 63.9 克；C4 信封以兩層 100 克紙估算約 14.8 克，合共約 78.7 克。換用 105 克紙，24 頁連信封約 93.4 克，就可以留在 100 克以下。由此可見，紙張克數與頁數一樣影響郵費。另外，每次投寄 2,000 件或以上相同郵件，屬香港郵政的大量投寄本地郵件，另有收費表與投寄要求，郵寄數量大的機構值得查詢。

只有 8 頁的會訊，還有一個方法：把 A4 摺成三等分，放入 DL 信封（110 × 220 毫米），內頁約 31.9 克，連輕身信封仍在 50 克以下，便可按小型信件郵寄，50 克以下每份 HK$3.5，比大型信件的 HK$4.3 更低。不過摺三摺會留下摺痕，封面設計要預先避開摺位。

機構通訊要不要註冊？

定期出版的刊物，可能受《本地報刊註冊條例》（第 268 章）規管。電影、報刊及物品管理辦事處列明，本地報刊同時符合三項準則便須註冊：載有新聞、消息、事件或公眾關注事宜的評論；每隔不超過六個月出版一次，以供銷售或免費分發；內容並非只限於條例附表指明的項目（電影、報刊及物品管理辦事處：本地報刊註冊）。

季刊、雙月刊與月刊都符合「每隔不超過六個月」這一項；年刊與一次性的週年特刊則不符合。至於內容是否屬新聞或評論、是否只限於附表項目，要按每份刊物的實際內容判斷，本刊不能代為決定。最穩妥的做法，是在創刊前把樣本與出版計劃交給該辦事處查詢，並保留書面答覆。若通訊同時以書籍形式出版（例如結集成冊），則另有書刊註冊與送存的要求，見〈香港 ISBN 申請指南〉。

付印前的 8 項檢查

定期刊物最常出錯的，不是設計，而是「沿用上一期」的部分：期號、日期、聯絡資料與鳴謝名單。以下 8 項，建議每期付印前由負責人逐項簽批。

第 4 項值得多花一分鐘：把通訊上每一個二維碼與網址實際掃一次、開一次。印出去的錯誤連結無法收回，而讀者通常不會告訴你連結壞了，只會不再掃描。完整的校對方法，可參考〈印書藍紙校對指南〉。

怎樣省，什麼不應該省？

機構通訊是長期開支，一年四期，任何每期多出的成本都要乘四。最有效的省錢方法，是控制頁數、紙張與派發方式，而不是壓低設計質素。

最不應該省的，是截稿紀律與校對。設計費一期只是數千元，但一份印錯捐款人名字或電話號碼的通訊，要付出的是機構的信譽，以及重印與重新郵寄的成本。第二樣不應該省的，是版型：第一期省下建立版型的時間，之後每一期都要多付。整本刊物的成本結構，可參考〈出版一本書要花多少錢〉；紙張的分別，見〈印書紙質如何選〉。

常見問題