週年紀念特刊製作指南 2026｜香港機構由編委會到付印 10 個月

直接答案：2026 年在香港製作週年紀念特刊，本刊建議由週年日倒數約 10 個月開始：搜集資料與舊相約 3 個月、撰稿與獻辭約 3 個月、設計排版約 2 個月，最後 1 至 2 個月校對與印刷。一本 96 頁特刊，歷史沿革與今日展望應佔一半以上；設計費按頁計，高級每頁 HK$180 起，粗算約 HK$17,280 起。

校慶、會慶、公司週年，往往在晚宴日期定下之後，才有人提出「不如出一本特刊」。這時距離週年日可能只剩三四個月，而編委會很快會發現：設計排版只要幾個星期，真正拖慢進度的是找舊相、等獻辭與層層審批。網上可以找到的紀念特刊資料，多數是台灣機構的出版消息或日本印刷廠的產品頁，很少講香港機構怎樣由零開始。本文由時間表開始，逐步說明內容架構、分工、舊相、私隱、規格與預算。

週年紀念特刊要預留多少時間？

我們按各階段實際需要的時間相加，建議預留約 10 個月。紀念特刊（commemorative publication）是機構為週年而出版的刊物，常見的有校慶特刊、會慶特刊、公司週年紀念冊，以及定期刊物的週年特輯。它和一般年報最大的分別，是內容要回顧幾十年，而資料散落在舊檔案、退休同事與校友手上，搜集本身就是一個項目。

若時間只剩四五個月，也不是做不到，但要取捨：縮減頁數、減少訪問、獻辭只邀請最重要的幾位，並把資料搜集與撰稿同步進行。最不能壓縮的是最後一個月：印刷與裝訂有實際的機器時間，精裝更要多預幾個星期。整個設計與付印流程的細節，可參考〈年報設計流程與時間表〉，道理相同。

紀念特刊應該包括哪些內容？

一本好的特刊，讀起來像一本書，而不是一疊賀詞。我們建議按五部分安排：獻辭與序言、歷史沿革、人物與故事、今日與展望，以及年表、名錄與鳴謝。歷史沿革最好按年代分章，例如「1970 年代：創校」「1990 年代：擴展」，每章配當年的相片與一段社會背景，讀者就能把機構的故事放回香港的時代裡。

獻辭是最容易失控的部分。每多邀請一位嘉賓，就多一頁，也多一個審批環節。我們建議把獻辭控制在全書一成以內，並按身份排序：主禮嘉賓、機構首長、校監或主席，其他祝賀可以集中為一頁「賀辭」。人物與故事部分，則是特刊最有人情味的地方：創辦人、歷任校長或主席、資深同事、傑出校友，每人一至兩頁，用訪問寫成的故事，比履歷更好看。

編委會應該怎樣分工？

特刊由編委會負責內容，設計方負責版面，印刷廠負責生產。最常見的問題不是能力不足，而是沒有人拍板：十位委員各自改稿，設計方收到十份互相矛盾的修改。所以編委會第一件事，是指定一位總編輯，所有內容與修改都經他匯總後才交給設計方。

資料搜集可以分工進行：一位委員負責檔案與年表，一位負責聯絡校友或退休同事借舊相，一位負責邀請獻辭。撰稿可以由委員分章負責，但文風要由總編輯統一。設計方應在第一次會議就提供版式樣板，讓撰稿人知道每一頁大約容納多少字、多少張相，避免交來的稿件遠多於頁數。

舊相片的解像度夠不夠印刷？

特刊最珍貴的內容，往往是幾十年前的舊相片，而它們多數只有一張實體相或底片。解像度（resolution）是指每吋有多少個點，印刷一般以每吋 300 點（300 ppi）輸出相片。計算方法很簡單：原相闊度 × 掃描解像度 ÷ 300，就是可以清晰印出的最大闊度。

以一張 6 吋闊的舊相為例：用 300 dpi 掃描，只夠印原大 6 吋；用 600 dpi，可以印到 12 吋闊，約 30 厘米，大約是一頁 A4 橫放的闊度；用 1200 dpi，可以印到 24 吋，足夠做橫跨兩頁的 A4 跨頁大圖。所以借到舊相時，應一次過以 600 dpi 或以上掃描，並保留原檔；用手機翻拍或從社交媒體下載的相片，放大後通常會模糊。舊相的褪色、刮痕可以在設計階段修復，但解像度不足是補救不了的。

獻辭、名錄與相片，要先取得誰的同意？

特刊常刊登大量人名與相片：歷屆畢業生名錄、員工名單、學生活動相。這些都是個人資料。《個人資料（私隱）條例》附表 1 的保障資料第 3 原則訂明，未得資料當事人的訂明同意，個人資料不得用於新目的；未成年人可由父母等有關人士代為同意（《個人資料（私隱）條例》第 486 章）。當初為學籍或人事而收集的資料，未必包括刊登在特刊，所以要先確認用途或取得同意。

獻辭則是審批時間最長的一項。政府官員、機構首長的獻辭，一般要經秘書處擬稿、本人確認，來回往往要一至兩個月，所以邀請函應在資料搜集階段就發出，並列明字數、交稿日期與相片規格。外來的舊相，例如由報館、攝影師或校友拍攝的相片，版權未必屬機構，刊登前要確認授權，並在鳴謝頁列明來源。

頁數、釘裝與印量怎樣決定？

頁數要以 4 的倍數計，因為印刷時一張紙對摺後就是 4 頁。48 頁以下的特刊，可以用騎馬釘（saddle stitch，在書脊中間打釘），成本低、翻開平整；48 頁以上一般用膠裝或鎖線膠裝，書脊可以印上書名與年份，放在書架上也認得出。要作紀念禮品送嘉賓的，可以另做少量精裝。

若機構本身已有定期刊物，例如會訊或員工通訊，也可以不另出特刊，而是把當期做成週年特輯：沿用原有版式與釘裝，只換封面標誌與專題內容，時間與預算都少得多。印量方面，少量印刷適合數碼印刷，數百本以上一般用柯式印刷較划算，分水嶺可參考〈數碼印刷還是柯式印刷？〉；釘裝的比較可參考〈書刊釘裝方式比較〉。

紀念特刊的設計費怎樣計算？

BOOKMASTERS 的書刊設計按頁計價，分三個級別：標準每頁 HK$120 起，高級每頁 HK$180 起，特級每頁 HK$230 起；頁數越多，每頁單價越優惠，封面與文案逐項報價（BOOKMASTERS 收費）。網站把週年慶典列在高級級別的適用範圍，因為特刊相片多、修改輪次多，需要資深設計師與項目經理跟進。

表內金額以每頁起點價乘頁數粗算，只作預算參考；實際單價會隨頁數調整，準確金額以自動報價或正式報價單為準。舊相修復、訪問撰稿與翻譯屬文案與額外工作，會逐項列出。

特刊出版後要送存嗎？

很多機構不知道，《書刊註冊條例》的「書刊」包括雜誌、年報與小冊子，並不限於書籍（《書刊註冊條例》第 142 章）。若紀念特刊向公眾派發或發售，一般須在出版後 1 個月內免費送交 5 本；只供內部、不向公眾提供的刊物，屬條例附表的豁免類別。違反送存責任可處罰款，香港公共圖書館的書刊註冊頁有詳細說明（香港公共圖書館：書刊註冊）。

第三項最常被忽略。特刊的設計源文件、掃描好的舊相與年表，就是下一個週年的起點：十年後再出特刊，只需補上新十年的內容。我們交付時會連同源文件與 PDF 一併交予機構保存。版權頁應寫什麼，可參考〈版權頁怎樣寫？〉。

怎樣省，什麼不應該省？

特刊最容易省的，是不必要的頁數與精裝數量。獻辭精簡、頁數控制在 4 的倍數內、精裝只做給嘉賓的少量，都可以明顯降低成本。

最不應該省的，是舊相掃描與校對。一張解像度不足的封面相，或者一個寫錯的創辦人名字，會跟著特刊保存幾十年。名錄的同意也不應省：特刊印出後才有校友投訴，要收回重印的成本，遠高於事前多發一封同意書。付印前的最後核對，可參考〈印書藍紙校對指南〉。

常見問題